Update 1.6: Neue Exporte. Neue Möglichkeiten.

Neue allgemeine Funktionen

Dokumentfreigabe

Sie laden jeden Monat unzählige Dokumente herunter und verschicken diese an Ihre Mitarbeiter? Ab dem neuen Update können Sie hinterlegte und erstellte Dokumente Ihren Mitarbeitern freigeben. Bei allen Dokumenten finden Sie hierfür künftig einen Button mit dem Sie diese Ihren Mitarbeiter für die Terminal-App, als auch per E-Mail zur Verfügung stellen können.

In Timecount verfügt jede Personal-, Kunden- und Projektakte über eine eigene Dokumentenablage, in welche Sie verschiedene Dateiformate hochladen können. Dokumente die Sie mit Timecount erstellen, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Angebote, Rechnungen und Monatsübersichten werden automatisch in der Dokumentenablage abgelegt.

Automatisierte Lohnerhöhungen in Tarifverträgen

Wer besonders viele Mitarbeiter nach einem Tarifvertrag entlohnt, hat bei Tariferhöhungen einiges umzustellen. Die notwendigen Entgelt-Anpassungen innerhalb unserer Software lassen sich daher nun deutlich schneller umsetzen. Bei Tariferhöhungen müssen künftig keine Änderungen der Mitarbeiter-Historien mehr vorgenommen werden. Die meist jährlichen Tariferhöhungen können nun bequem in den Tarifeinstellungen global vorgenommen werden, indem Sie dort einen gültigen Zeitraum definieren.

Natürlich bleibt Ihnen weiterhin überlassen, ob die Mitarbeiter nach einem einheitlichen oder individuellen Stundensatz verrechnet werden.

Sollte neben der Anpassung von Stundenlöhnen auch die Mitarbeiterverträge angepasst werden müssen, hilft Ihnen unsere Templates-Funktion weiter, mit der Sie mit nur wenigen Mausklicks komplette Verträge und Vertragszusätze generieren können.

Feiertagszuschläge

Die automatische Zuschlagsberechnung wird noch flexibler. Zukünftig können Sie genaue Uhrzeiten definieren, wann Ihre Mitarbeiter einen Feiertagszuschlag erhalten. In einigen Tarifverträgen gelten Feiertage wie Heilig Abend und Silvester nur halbtags. In den Tarifeinstellungen von Timecount kann daher nun minutengenau eingestellt werden, von wann bis wann Ihre Mitarbeiter einen Zonenzuschlag erhalten.

Dadurch kann Timecount den Mitarbeitern z.B. am 24.12. nun automatisch einen Feiertagszuschlag verbuchen, der erst ab 14:00 Uhr gilt.

Bessere Performance durch Hintergrundberechnungen

Einige rechenintensive Aufgaben laufen nun im Hintergrund ab, ohne dabei die Rechenleistung der Software zu verlangsamen. Dies betrifft beispielsweise die Neuberechnung von Zeitkonteneinträgen bei Veränderungen in der Mitarbeiter-Historie, sowie auch den monatlichen Lohn-Export.

Während Sie also vorher bei Änderungen in der Historie auf den Abschluss der Berechnungen warten mussten, können Sie jetzt einfach weiterarbeiten und die aktualisierten Daten erscheinen peux-a-peux in den Zeitkonten. Sie erhalten für alle abgeschlossenen Hintergrundberechnungen eine Benachrichtigung in der Statusleiste.

Neue Exportmöglichkeiten

Unsere Exportmöglichkeiten werden noch umfangreicher und flexibler, so beinhaltet Timecount zukünftig weitere, praktische Möglichkeiten Exporte zu generieren. Sie haben nach Veröffentlichung unseres Updates die Möglichkeit sich von unserem Support individuelle Excel- und Word-Exporte hinzufügen und anpassen zu lassen. Damit Sie Ihre Exporte nicht lange suchen müssen, finden Sie nun in jeder digitalen Akte den neuen Reiter 'Exporte'.

Mit den neuen Exportmöglichkeiten decken wir auch individuelle Excel-Exporte für weniger verbreitete Lohnprogramme ab. So können Sie sich von uns ein, an Ihr Lohnprogramm angepassten Export mit allen gewünschten Bewegungsdaten hinterlegen lassen.

Standardwerte

Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und ersparen Sie sich zukünftig einzelne Arbeitsschritte, indem Sie sich Standardwerte von unserem Support hinterlegen lassen. Dadurch können z.B. bei der Erstellung manche Felder bereits vorausgefüllt oder Schalter standardmäßig de-/aktiviert sein.

Sie haben sich beispielsweise in Ihrem Unternehmen darauf geeinigt, dass die Einsatzinformation von Jobs gleich nach dem Anlegen veröffentlicht und die Zeiterfassung aktiviert werden soll. Dabei stellen Sie den Job-Status von Entwurf auf Öffentlich, wählen für gewöhnlich immer die gleiche Vorlage aus und aktivieren den Schalter zur Zeiterfassung.

Diese Schritte lassen sich künftig verkürzen, indem Sie uns Ihre gewünschte Standardeinstellung zur Veröffentlichung von Jobs nennen.

Neue Funktionen im Mitarbeiter Modul

Anpassung der Mitarbeiter-ID

Beim Anlegen von neuen Mitarbeitern in unserem Personal-Modul wird jedem Mitarbeiter eine einmalige Personalnummer vergeben, diese setzt sich aus drei Teilen zusammen: Einem frei wählbaren Präfix, einer fortlaufenden ID und einem frei wählbaren Zusatz.

Während die fortlaufende ID bislang vom System festgeschrieben wurde und nicht verändert werden konnte, können Sie künftig auch an dieser Stelle selber Anpassungen vornehmen

Urlaubsanspruch monatsweise vergeben

Ab sofort kann der Urlaubsanspruch nicht nur jahresweise in der Historie hinterlegt werden, sondern auch monatsweise. Dies ist bei all denjenigen Mitarbeitern von Vorteil, die während eines Kalenderjahres aus- und später wieder eingestellt werden.

Beispiel:

• Ein langjähriger Mitarbeiter hat jährlich 24 Tage Urlaub.
• Er kündigt zum 31.03.2018, wodurch er einen Urlaubsanspruch von 6 Tagen für den Zeitraum vom 01.01.2018 bis 31.03.2018 hat.
• Bei seinem neuen Arbeitgeber gefällt es ihm nicht und er möchte zum 01.09.2018 wieder zu Ihnen zurückkehren. Da er in einem anderen Unternehmensbereich arbeiten soll, vereinbaren Sie eine (erneute) 6-monatige Probezeit.
• Damit er während der Probezeit seinen Urlaub nicht "im Voraus" nimmt, gewähren Sie ihm bis zum 28.02.2019 monatlich je 2 Tage Urlaub.
• Ab dem 01.03.2019 gewähren Sie ihm schließlich den vollen Jahresurlaub. (24 Tage abzüglich je 2 Tage für Januar und Februar ergibt 20 Tage für März bis Dezember)

Neuer Bereich: Basissaldo

Timecount verfügt über ein umfangreiches Zeitwirtschafts-Modul, worüber sich Zeitkonten mit allen Bewegungsdaten übersichtlich darstellen und auswerten lassen. Falls Sie Mitarbeiter in der Software anlegen, die bereits zuvor über ein Zeitkonto verfügt haben, können Sie für diese nun einen Basissaldo und Startwerte hinterlegen. Dies ist insbesonderes für Neukunden interessant, um bereits laufende Zeitkonten ordentlich und sauber mit unserer Software weiterführen zu können.

Neue Funktionen in der Zeitwirtschaft

Bewegungsdaten Export zu DATEV

DATEV Nutzer aufgepasst! Zukünftig können Sie nach einer kostenpflichtigen Einrichtung, bzw. Freischaltung, auf unseren geschlüsselten Excel-Export verzichten und alle Bewegungsdaten über die moderne DATEVconnect-Schnittstelle direkt zu DATEV Lohn und Gehalt classic/comfort exportieren. (Selbstverständlich steht ihnen der bisherige Weg weiterhin auch zur Verfügung.)

Außerdem müssen Sie als DATEV-Anwender Personalakten nicht mehr doppelt, sowohl in Timecount, als auch im Lohnprogramm anlegen. Die Personalakten verfügen nun über einen Stammdaten-Import/Export zu DATEV.

Kontaktieren Sie unseren Support zur Freischaltung und Einrichtung der neuen Schnittstelle.

Neue Funktionen in der Projektverwaltung

Neue Gruppierungsoptionen unter Angebote/Faktura

Damit Sie für Ihre Kunden stets übersichtliche Angebote und Rechnungen erstellen können, stehen Ihnen bei der Erstellung dieser Dokumente verschiedene Optionen zur Verfügung mit der Sie die Posten anordnen können.

Damit Sie sich bei jedem Dokument immer für die bestmögliche Sortierung entscheiden können, haben wir die Auswahl um fünf neue Möglichkeiten erweitert.

Folgende Optionen stehen Ihnen künftig zusätzlich zur Wahl:

• Positionsart (z.B. Personal und Sonstige Posten)
• Quelle (z.B. Dispo-Schichten, Material, manuelle Einträge)
• Zeit
• Event
• Job (Schichten)

Vorlagen für Sonstige Posten: Materialien

Um noch einfacher und schneller Angebote und Rechnungen erstellen zu können, können Sie ab dem neuen Update Vorlagen für 'Sonstige Posten' in den Einstellungen hinterlegen. Dadurch müssen Sie auf Angeboten Materialien und Posten mit Pauschalbeträgen nicht immer wieder neu eintippen.

Zeitraumauswahl in der Listenansicht

Für einen verbesserten Überblick in der Listenansicht sorgt zukünftig ein Tool, mit dem Sie Ihre Projektliste nach einem Zeitraum filtern können. Dadurch können Sie z.B. vergangene Projekte mit wenigen Mausklicks ausblenden.

Ihnen stehen dabei vordefinierte Zeiträume wie "Laufende Woche" oder "Laufender Monat" zur Verfügung, als auch die Möglichkeit den Zeitraum manuell zu definieren. Die Wahl eines Zeitraums wird natürlich auch beim Excel-Export berücksichtigt.

Automatischer Abgleich von manuell-erfassten Zeiten und Planzeiten

In der Projektakte finden Sie unter dem Reiter 'Dispo' alle eingetragenen Schichten und geplanten Mitarbeiter. In der Spalte 'Dauer' können Sie erkennen, welche Mitarbeiter bereits eine Zeit erfasst haben. Sobald Sie die übermittelte Zeit geprüft haben, können Sie diese markieren und 'Importieren'. Dabei wird die Zeit in den Reiter 'Erfassung' übertragen und dem Mitarbeiter auf seinem Zeitkonto verbucht.

Verschiedene Symbole lassen Sie wissen, welche Zeiten bereits importiert wurden, bzw. ob zur übermittelten Zeit in der Dispo ein passender Zeiteintrag im Zeitkonto existiert.

Die Software erkennt zukünftig automatisch auch manuell-erfasste Zeiteinträge, die von der geplanten Zeit (aus der Disposition) abweichen. Timecount vergleicht dabei Mitarbeiter, Projekt, Zeit und Zuschläge um passende Einträge zuordnen und Sie auf Differenzen hinweisen zu können.

Neue Funktionen in der Disposition

Schnellauswahl zum Veröffentlichen von Einsatzinformationen

Disponenten können künftig kostbare Zeit einsparen und mit unserem Modul zur Personalplanung noch effizienter arbeiten. Zur Veröffentlichung der Einsatzinformation in der Timecount Terminal-App werden Disponenten keine Umwege mehr gehen müssen.

Die Einsatzinformationen können nun direkt im Jobmenü veröffentlicht werden. Unser Support hinterlegt Ihnen hierfür gerne eine von Ihnen gewünschte Standardvorlage, die dabei freigeschalten werden soll.

Des Weiteren können Sie nun mehrere Jobs an einem Tag gleichzeitig veröffentlichen. Hierbei haben Sie die Wahl, ob Sie ALLE Jobs oder lediglich die Jobs eines bestimmten Events an diesem Tag veröffentlichen möchten.

Neue Version für die Terminal-App verfügbar

Mit dem neuen Update wird auch die Mitarbeiter-App aktualisiert und um zwei praktische Funktionen erweitert.

Ihre Mitarbeiter können ab sofort jederzeit auf die von Ihnen in der Websoftware freigegebenen Dokumente in der Terminal-App zugreifen.

Die zweite Neuerung beinhaltet die Möglichkeit, die Einsatz-Termine in die persönliche Kalender-App zu übertragen. Dadurch behalten Ihre Mitarbeiter die Einsätze stets im Blick.

Weitere Verbesserungen und Optimierungen

• Einige Feldbezeichnungen wurden angepasst, bzw. vereinheitlicht. u.A. wurde im Dispositions-Modul der Menüpunkt 'Veröffentlichen' zu 'Einladung versenden' und der Begriff 'Gewerke' durch 'Tätigkeiten' ersetzt.
• Der Support kann Ihnen nun in den Personal-, Kunden-, und Projektakten benutzerdefinierte Felder in beinahe allen Bereichen anlegen, sowie neue Bereiche schaffen.
• Benutzerdefinierte Felder können nun als Datums- oder Währungsfeld definiert werden.
• Generierte Dokumente können nun den Namen des eingeloggten Benutzers (Ersteller) beinhalten.
• Die Personalakte wurde umfangreicher und enthält neue Formularfelder, sowie ein weiteres Geschlecht: ‘divers’
• In der Zeitwirtschaft werden aufgelistete Mitarbeiter ohne Zeiteinträge automatisch entfernt.