Verwaltung von digitalen Personalakten

Die digitale Personalakte von Timecount

Eine digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte) enthält alle Unterlagen (Arbeitsverträge etc.) und Informationen eines Mitarbeiters. Neben der Erfassung aller personalrelevanten Stammdaten können Sie hier eigene Personalmerkmale (Tags) und Qualifikationen hinterlegen. Die hinterlegten Informationen helfen Ihnen später dabei, offene Job-Positionen im Dispositions Modul optimal zu besetzen. Für eine schnelle Bearbeitung der Personalakten stehen Ihnen Such- und Filterfunktionen, sowie drei verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Terminierung von Vergütung, Verträgen und Anstellungsarten

Damit Sie keine gesetzlichen Richtlinien überschreiten, können Sie Gehaltserhöhungen, Änderungen im Vertrag, der Sollstunden, Wechsel von Tarifverträge und jährliche Erhöhungen von Urlaubstagen terminieren und voreinstellen. Hier können Sie einstellen, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter nach welchem Tarif und zu welchem Stundensatz abgerechnet wird. Dadurch können zum Beispiel vereinbarte Gehaltserhöhung vor eingestellt werden.

Die in dieser Historie hinterlegten Daten werden vom Zeitkonten Modul zur Berechnung der monatlichen Summen und Salden automatisch herangezogen und berücksichtigt.

Urlaub, Kranktage und Überstundenausgleich

Für die Erfassung von nicht-projektbezogenen Zeiten (Urlaubs- und Krankheitstage) können Sie hier Zeiträume erfassen, welche automatisch in das jeweilige Zeitkonto des Mitarbeiters übergehen. Die Erfassung berücksichtigt die Faktoren Tage und Stunden. Die anteilige Umrechnung von Stunden erfolgt auf Wunsch automatisch. Sie können aber auch abweichende Stundenfaktoren erfassen, zum Beispiel die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate. Hierfür verfügt das Modul über ein integriertes Tool zur Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit eines beliebigen Zeitraums.

Dokumentenmanagement

Im Mitarbeiter Modul können Sie Arbeitsverträge, Schriftverkehr mit Krankenkassen, Abmahnungen etc. in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters ablegen und archivieren. Innerhalb einer digitalen Personalakte können Sie Dokumente (z.B. Word, PDF, Bild-Dateien) hochladen und verwalten. Die Dokumente werden zentral im sicheren Rechenzentrum gespeichert und stehen jedem Bearbeiter mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

Formular Vorlagen

Mit dieser Funktion können Sie für jedem Mitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks Dokumente erstellen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge. In den Einstellungen können Sie PDF-Formularvorlagen hochladen und diesen Datenfeldern zuordnen. Anschließend können Sie die Vorlage im Mitarbeiter Modul auswählen und automatisch mit den Informationen aus der jeweiligen Personalakte befüllen lassen. Das ausgefüllte Formular wird automatisch als PDF in der digitalen Personalakte abgelegt und archiviert.

Inhalt der digitalen Personalakte

Mitarbeiter Informationen

• Status, Tags & Qualifikationen
• (Fortlaufende) Personalnummer
• Ersteintritt & Austritt
• Kontaktdaten
• Zahlungsmodalitäten
• Zusatzinformationen

Sozialversicherung und Lohnsteuer

• Sozialversicherungsnummer
• Krankenversicherung
• Geburtsdaten
• Staatsbürgerschaft und Arbeitserlaubnis
• Anstellungsstatus
• Lohnsteueridentifikationsnummer
• Gemeindeschlüssel
• Finanzamtnummer
• Kennzeichnung Haupt-/Nebenarbeitgeber
• Arbeitnehmerüberlassung
• Lohnpfändung
• Lohnsteuerklasse
• Vermögenswirksame Leistungen
• Kinderfreibetrag
• Konfession
• Familienstand

Tarif & Vertrag Historie

• Terminierung und Verlauf vom Anstellungsverhältnis
• Urlaubseinstellungen

Zentrales Dokumentenmanagement

• Up- und Download von Dokumenten

Nicht-projektbezogene Zeiterfassung

• Erfassung von Urlaub und Krankheitstagen
• Erfassung von Ausgleich und sonstigen Stunden

In Timecount können die einzelnen Module über ein Berechtigungssystem allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die die Informationen benötigen. Bei unserer Lösung handelt es sich um ein webbasiertes System, daher kann standortunabhängig auf die digitale Personalakte zugegriffen werden - online über den Internet Browser.