Verwaltung von digitalen Kundenakten

Die digitale Kundenakte von Timecount

Im Kunden Modul können Sie alle Informationen Ihrer Auftraggeber, sowie die Kontaktdaten der Ansprechpartner erfassen. Zur automatischen Berechnung von Kalkulationen können Sie hier außerdem Verrechnungssätze hinterlegen und Textvorlagen für die Angebots- und Rechnungsstellung eintragen.

Für eine schnelle Bearbeitung der Kundenakten stehen Ihnen Such- und Filterfunktionen, sowie drei verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Individuelle Verrechnungssätze hinterlegen

Damit Sie die Preise bei der Rechnungslegung nicht jedes Mal neu eintragen müssen, können Sie in diesem Modul feste Verrechnungssätze beim Kunden hinterlegen. Hier können Sie beliebig viele Tätigkeiten mit Stundensätzen und Zuschlagssätzen hinterlegen. Bei der Rechnungsstellung brauchen Sie diese Preise dann nur noch, per Mausklick, zu importieren.

Individuelle Texte für die Auftragsbearbeitung

Für Kunden bei denen der textliche Inhalt in Angeboten und Rechnungen von der Standard-Vorlage abweicht, können Sie hier individuelle Text-Vorlagen eintragen. Bei Kunden mit wiederholender Rechnungslegung, erstellen Sie die Rechnung zukünftig mit wenigen Mausklicks.

Dabei können Sie mit Platzhaltern (Variablen) arbeiten, welche der Erstellung automatisch ersetzt werden.

Beispiel: Bitte zahlen Sie innerhalb {Zahlungsziel} Tagen.

Kundenakte mit Dokumentenarchiv

In der Kundenverwaltung können Sie Verträge, Schriftverkehr, Vereinbarungen, versendete Preislisten etc. in der Kundenakte ablegen und archivieren. Innerhalb einer digitalen Kundenakte können Sie Dokumente (z.B. Word, PDF, Bild-Dateien) hochladen und verwalten. Die Dokumente werden zentral im sicheren Rechenzentrum gespeichert und stehen jedem Bearbeiter mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

Integriertes To-Do Management

Für die bessere Teamkommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern können Sie Notizen eintragen. Diese erscheinen auf der Startseite unserer Web Software und informieren Mitarbeiter und Kollegen z.B. über Änderungen beim Kunden oder erinnern Sie an noch zu erledigende Aufgaben.

Globales Adressbuch und Kontakte

Timecount führt automatisch alle Kontakte in einem Adressbuch zusammen. Wenn Sie einen neuen Kunden oder Ansprechpartner anlegen, wird dieser automatisch auch im Kontakte Modul hinterlegt. Die im Kunden Modul angelegten Kontakte sind modulübergreifend und können im Projekte Modul ausgewählt werden.

Inhalt der digitalen Kundenakte

Kunden Informationen

• Sichtbarkeit-Status
• (Fortlaufende) Kundennummer
• Kontaktdaten
• Ansprechpartner

Konditionen

• Hinterlegung von Verrechnungssätzen
• Individuelle Tätigkeiten und Stundensätze + Zuschläge
• Konditionseinstellungen (z.B. Zahlungsziel)
• Angebotseinstellungen
• Auftragsbestätigungseinstellungen
• Rechnungseinstellungen

Zentrales Dokumentenmanagement

• Up- und Download von Dokumenten

In Timecount können die einzelnen Module über ein Berechtigungssystem allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die die Informationen benötigen. Bei unserer Lösung handelt es sich um ein webbasiertes System, daher kann standortunabhängig auf die digitale Kundenakte zugegriffen werden – online über den Internet Browser.