Dokumente in der Timecount Cloud

Schon gewusst?

Timecount Blog Dokumentenmanagement

Personal- und Kundenakten in Ordner oder gar Hängeregistern gehören längst der Vergangenheit an. Timecount beinhaltet ein integriertes Dokumentenmanagement, wodurch die digitalen Dokumente schnell und einfach per Mausklick aufgerufen werden können. 

Greifen Sie auf Dokumente zu, egal wo Sie sind – online über den Internet Browser.

Dokumentenmanagement

In vielen Unternehmen ist es wichtig, dass die Büromitarbeiter schnell auf alle Kunden- oder Personalinformationen zugreifen können. In Timecount können die einzelnen Module über ein Berechtigungssystem allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die die Informationen benötigen. Jede Akte in unserem Mitarbeiter-, Kunden und auch Projekt-Modul verfügt über eine eigene Dokumenten-Ablage. 

Egal ob Word-Dateien, PDF-Dateien oder Bilder – die Dateien lassen sich einfach per Drag & Drop in das Dokumentensystem hochladen. Diese stehen dann allen Mitarbeitern mit den entsprechenden Zugangsdaten zur Verfügung: Online und standortunabhängig. Für die Dokumentenverwaltung in unseren Modulen stellen wir Ihnen ausreichend Speicherplatz für all Ihre geschäftlichen Dokumente zur Verfügung. Die Dateien lassen sich idealerweise in jede Kunden-, Projekt- und Personalakte hinzufügen.

Mitarbeiter Timecount Template

Formular-Vorlagen – Automatische Erstellung von Verträgen

Mit dieser Erweiterung können Sie für jeden Mitarbeiter mit nur wenigen Mausklicks Dokumente erstellen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge. In den Einstellungen können Sie PDF-Formularvorlagen hochladen und diesen Datenfeldern zuordnen. Anschließend können Sie die Vorlage im Mitarbeiter Modul auswählen und automatisch mit den Informationen aus der jeweiligen Personalakte befüllen lassen. Das ausgefüllte Formular wird automatisch als PDF in der digitalen Personalakte abgelegt und archiviert. Die PDF-Vorlagen können sowohl in Mitarbeiterakten, als auch in Kundenakten ausgewählt werden – für die schnelle Erstellung von Verträgen und sonstigen Schriftverkehr.

Einstellungen Timecount Pdf Vordrucke

Beispiel für eine Arbeitsvertrag Vorlage

Integrierte Fakturierung mit Archivierung

In unserem Projektmanagement Modul können Sie Kalkulationen, Abrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellen. Die Dokumente können direkt aus Timecount als PDF generiert werden. Zahlreiche Einstellungen wie Zahlungsziel, Umsatzsteuer, Layout, vertragliche Texte im Anhang (AÜG Verträge, AGB, Konditionstexte) können bearbeitet werden oder durch Hinterlegung beim Kunden automatisiert werden. Bei Rechnungen besteht die Möglichkeit diese direkt als Posten in der Fi-Bu zu buchen. Zahlungsziele, Konditionen, Umsatzsteuer, Debitoren-Nummer werden direkt übernommen.

Die erstellten Dokumente werden direkt in der jeweiligen Projektakte erstellt und archiviert. Ausgehende Rechnungen können im Finanz- und Rechnungen Modul verwaltet und archiviert werden.

Projekte Timecount Fakturierung

Rechnung erstellen mit der Standardvorlage in Timecount

Datenschutz & Sicherheit

Timecount wird in modernen Hochleistungs-Rechenzentren (Espelkamp, Hannover, Frankfurt) betrieben. Die Verfügbarkeit wird durch zahlreiche Maßnahmen optimal gesichert. Das Rechenzentrum verfügt über eine Brandfrüherkennung und eine Argon-Löschanlage. Gegen Stromausfall kann das Rechenzentrum durch ein Notstromaggregat 48 Stunden unabhängig vom Stromnetz betrieben werden.

Die ISO Zertifizierung beinhaltet unter anderem:

  • Biometrische Zutrittskontrollen zum Rechenzentrum
  • Protokollierung der Vorgänge
  • Kameraüberwachung aller Bereiche

Die Zugriffe auf das Softwaresystem erfolgen über eine verschlüsselte Verbindung und werden zusätzlich über den Online-Dienst Cloudflareabgesichert.

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